Die Komplettlösung der Email-Archivierung für Unternehmen und den professionellen Anwender. Mit mail2disk Professional können Sie einfach und zuverlässig Ihre Emails archivieren und protokollieren. Weiters lassen sich aus Ihren Emails Kontakte, Termine, Aufgaben und Journaleinträge erstellen. Damit steigert sich die Produktivität und der Informationsfluss in Ihrem Unternehmen.

Überblick

Features

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Systemanforderungen

Vorteile von mail2disk Professional

Mehrere Dateiformate für die Email Archivierung

Für die Email Archivierung stehen Ihnen neben dem Outlook® eigenen Nachrichtenformat (*.MSG), reines Textformat (*.TXT), HTML-Format (*.HTM), Richtext Format (*.RTF), Word 97-2003 Format (*.DOC), Portable Document Format (*.PDF) und Extensible Markup Language Format (*.XML) zur Verfügung.

Archivierung mittels Vorlagen

Vorlagen bieten Ihnen die Möglichkeit, die umfangreichen Einstellungsmöglichkeiten für den Archivierungsprozess, wie z.B. das Dateiformat, Regeln zur Bildung des Archivierungspfades oder Dateinamens, sowie eine Reihe weiterer Optionen für wiederkehrende Archivierungsaufgaben zu speichern.

Flexible Gestaltung des Archivierungspfades

Sie können für die Bildung des Archivierungspfades Regeln erstellen. Wobei Ihnen eine Reihe von Variablen zur Verfügung steht. Auf diese Weise kann der Archivierungspfad aus einem fixen aber auch aus einem variablen Teil bestehen (z.B. Projektnummer oder Bezeichnung, Geschäftszahl, Kundenname, usw.).

Flexible Gestaltung der Dateinamen

Die Dateinamen der zu archivierenden Emails können ebenfalls mit Hilfe von Variablen individuell an Ihre Anforderungen angepasst werden.

Autoarchivierungs-Ordner

Sie haben die Möglichkeit, jeden beliebigen Outlook-Emailordner als Autoarchivierungs-Ordner zu definieren. So besteht die Möglichkeit Archivierungsvorgänge für den betreffenden Ordner automatisch zu starten, zB. wenn neue Nachrichten in den Ordner gelangen, zu einem bestimmten Zeitpunkt oder beim beenden von Outlook. Weiters können Sie die zu archivierenden Nachrichten über Regeln noch zusätzlich einschränken, zB. nur Nachrichten eines bestimmten Absenders oder mit einem bestimmten Betreff.

Archivierung von Dateianhängen

Für die Archivierung der Dateianhänge stehen Ihnen die gleichen Möglichkeiten zur Verfügung, wie bei der Archivierung von Emails. Darüber hinaus können Dateianhänge aber auch in den selben Ordner wie die Email verspeichert werden, oder für jede Email ein eigener Ordner für die dazugehörenden Dateianhänge verwendet werden.

Direktes Archivieren auf CD

Es kann nun auch per Mausklick auf CD archiviert werden, vorausgesetzt, Ihr Betriebssystem unterstützt diese Funktionalität (z.B. Windows Vista und Windows XP), und Sie haben einen CD- oder DVD-Brenner eingebaut. Weiters kann bei der Archivierung der Emails ein Index beigefügt werden.

Index für Archivierung auf CD

Bei der Archivierung auf CD kann ein Index erstellt werden, der die wichtigsten Kennzeichen der Emails enthält. Hierfür können Sie unter den nachfolgenden vier Dateiformaten auswählen:

• Nur Text
• CSV Format (Trennzeichen getrennt)
• HTML Format (Hypertext)
• XML Format (Extensible Markup Language)

Aktionen nach der Archivierung

Nach der Archivierung können von mail2disk für Sie automatisch eine Reihe von Aktionen ausgeführt werden:

• Löschen der betreffenden Nachricht aus dem Outlook-Ordner
• Anlegen einer neuen Aufgabe aus einer Nachricht
• Anlegen eines neuen Journaleintrages aus einer Nachricht
• Starten eines beliebigen Programms

Automatische Erzeugung von Ablageverzeichnissen

Nicht vorhandene Ablageverzeichnisse für die Archivierung können auf Wunsch von mail2disk automatisch angelegt werden.

Automatische Korrektur des Dateidatums

Um Ihnen das Suchen mit dem Dateibrowser zu erleichtern, kann das Datum der Aktualisierung der generierten Dateien automatisch auf das Empfangsdatum der Email-Nachrichten geändert werden.

Aufzeichnung der Archivierung

Die Archivierungen können in einer Log-Datenbank aufgezeichnet werden. Mit dem Log-Viewer können die Daten nach unterschiedlichen Kriterien gefiltert bzw. in diesen nach allen verspeicherten Attributen gesucht werden.

Verwendung von Vorlagen

Mittels Vorlagen können Sie eine große Reihe an Voreinstellungen für die Archivierung festlegen wie Ablageort, Dateinamen, Dateiformat und vieles mehr. Die einzelnen Vorlagen können in beliebig vielen Vorlagendateien zusammengefasst und organisiert werden. In Unternehmen lassen sich auf diese Weise einheitliche Richtlinien zur Ablage von Dokumenten schaffen. Darüber hinaus verringert sich für Sie der Aufwand bei der Aufrechterhaltung der Aktualität von sich häufig ändernden Vorlagen.

Archivierung gesamter Email-Ordner

Sie können mit mail2disk komplette Email-Ordner archivieren, auf Wunsch auch inklusive aller Unterordner. Bei der Archivierung kann im Zielverzeichnis die gesamte Ordnerstruktur Ihres Outlook-Email-Ordners beibehalten werden.

Vermeidung von Duplikaten

Diese Funktion wurde geschaffen, um die Mehrfacharchivierung von in Arbeitsgruppen verteilten Emails zu vermeiden.

Erzeugung von Outlook-Objekten

Sie können nun auf einfache Weise aus Emails oder der Zwischenablage neue Outlook-Objekte erstellen, und sich so eine Menge Arbeit ersparen.
Mit den neuen Aktionen können Sie direkt von der Symbolleiste

• neue Kalendereinträge anlegen
• neue Aufgaben anlegen
• neue Journaleinträge anlegen
• neue Kontakte anlegen

Nachrichten kennzeichnen

Sofern Sie archivierte Nachrichten nicht sofort löschen möchten, können Sie diese, zur leichteren Nachverfolgung, in Outlook® als archiviert kennzeichnen lassen.

Mehrsprachfähig ohne Neustart

Sie haben mit mail2disk die Möglichkeit, auch während des laufenden Betriebes zwischen den angebotenen Landessprachen zu wechseln. Dies ist vor allem für Arbeitsplätze interessant, die sich mehrere Personen teilen. Derzeit werden die Sprachen Deutsch, Englisch und Französisch unterstützt.

Export und Import von Einstellungen und Vorlagen

Die Einstellungen und Vorlagen können sowohl exportiert, als auch wieder importiert werden. Dadurch lässt sich der Installationsaufwand vor allem in Mehrbenutzerumgebungen enorm reduzieren und vereinfachen.